Virginia Energy - Ley de Libertad de Información

Para solicitar registros de Virginia Energy, puede dirigir su solicitud a Willie Gay. Puede ser contactado en:

Edificio Washington / 8piso 1100 Bank Street Richmond, Virginia 23219
Teléfono: (804) 692-3205
Fax: (804) 692-3237
Correo electrónico: FOIA@energy.virginia.gov

Si envía su solicitud por email, incluya "FOIA" en la línea de asunto de su email. También puede comunicar con ella si tiene preguntas sobre la solicitud de registros de Virginia Energy. Además, el Consejo Asesor de Libertad de Información está disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener sobre FOIA. Puede poner en contacto con el Consejo por email en foiacouncil\@leg.state.va.us, o por teléfono en (804) 225-3056 o [línea gratis] 1-866-448-4100.

Derechos y responsabilidades:
Los Derechos de los Solicitantes y la
Responsabilidades de Virginia Energy
en virtud de la Ley de Libertad de Información de Virginia

La Ley de Libertad de Información de Virginia (FOIA), ubicada en § 2.2-3700 et. del Código de Virginia, garantiza a los ciudadanos de la Commonwealth y a los representantes de los medios de comunicación el acceso a los registros públicos en poder de organismos públicos, funcionarios públicos y empleados públicos.

Un registro público es cualquier escrito o grabación, independientemente de si se trata de un registro en papel, un archivo electrónico, una grabación de audio o video, o cualquier otro formato, que esté preparado o sea propiedad de, o esté en posesión de un organismo público o sus funcionarios, empleados o agentes en la transacción de negocios públicos. Se presume que todos los registros públicos están abiertos y solo pueden ser retenidos si se aplica una exención legal específica.

La política de la FOIA establece que el propósito de la FOIA es fomentar el conocimiento de todas las personas sobre las actividades gubernamentales. Para promover esta política, la FOIA requiere que la ley se interprete de manera liberal para favorecer el acceso y que cualquier exención que permita denegar el uso de los registros públicos se interprete de forma limitada.

Sus derechos en virtud de la FOIA

Usted tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de los registros públicos, o ambos.
Tiene derecho a solicitar que los cargos por los registros solicitados se estimen por adelantado.
Si considera que se han infringido sus derechos en virtud de la FOIA, puede presentar una petición en un tribunal distrital o de circuito para que se cumpla lo estipulado en la FOIA.

Hacer una solicitud de registros de Virginia Energy

Puede aplicar registros por correo, fax, email, en persona o por teléfono. La FOIA no requiere que su solicitud sea por escrito, ni necesita indicar específicamente que está aplicar registros bajo la FOIA.
- Desde una perspectiva práctica, puede ser útil tanto para usted como para nuestra agencia presentar su solicitud por escrito. Esto le permite crear un registro de su solicitud. También nos da una declaración clara de los registros que está solicitando, para que no haya malentendidos sobre una solicitud verbal. Virginia Energy tiene un formulario para este propósito (Solicitud de información bajo FOIA - DMME-IR-1), al que se puede acceder en la parte superior de esta página. Sin embargo, no podemos negarnos a responder a su solicitud de FOIA si decide no ponerla por escrito.
Su solicitud debe identificar los registros que está buscando con una especificidad razonable. Este es un estándar de sentido común. No se refiere ni limita el volumen o la cantidad de registros que está aplicar; en cambio, requiere que sea lo suficientemente específico para que podamos identificar y localizar los registros que está buscando.
Su solicitud debe aplicar registros o documentos existentes. La FOIA le otorga el derecho de inspeccionar o copiar registros; no se aplica a una situación en la que está haciendo preguntas generales sobre el trabajo de Virginia Energy, ni requiere que Virginia Energy cree un registro que no existe.
Puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato utilizado por Virginia Energy en el curso regular de los negocios.
- Por ejemplo, si solicita registros que se encuentran en una base de datos de Excel, puede optar por recibirlos de manera electrónica, por correo electrónico, en un disco o como copia impresa.
Si tenemos preguntas sobre su solicitud, coopere con nuestros esfuerzos para aclarar el tipo de registros que está buscando, o para intentar llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud grande. Hacer una solicitud de FOIA no es un proceso contradictorio, pero es posible que necesitemos discutir su solicitud con usted para asegurarnos de que entendemos qué registros está buscando.

Responsabilidades de Virginia Energy al responder a su solicitud

Virginia Energy debe responder a su solicitud dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción. El "Día Uno" se considera el día luego de recibir su solicitud. El periodo de cinco días no incluye fines de semana ni días festivos.
El motivo detrás de su solicitud de registros públicos de Virginia Energy es irrelevante y no está obligado a decirnos por qué desea los registros antes de que respondamos a su solicitud. Sin embargo, la FOIA permite que Virginia Energy le pida que proporcione su nombre y dirección legal.
La FOIA requiere que Virginia Energy haga una de las siguientes respuestas a su solicitud dentro del período de cinco días:
1. Entregarle los registros que solicitó en su totalidad.
2. Denegarle el acceso a todos los registros que usted solicitó, porque todos los registros están sujetos a una exención estatutaria específica. Si se deniega el acceso a todos los registros, debemos enviarle una respuesta por escrito. Este documento deberá identificar el volumen y el tema de los registros que se deniegan e indicar la sección específica del Código de Virginia que nos permite denegar el acceso a los registros.
3. Entregarle algunos de los registros que ha solicitado y denegarle el acceso a otros. No podemos denegarle el acceso a un registro completo si solo una parte está sujeta a exenciones. En ese caso, podemos ocultar la parte cuyo acceso está denegado y facilitarle el resto del registro. Debemos entregarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite que no se proporcionen partes de los documentos solicitados.
4. Si es prácticamente imposible que Virginia Energy responda a su solicitud dentro del período de cinco días, debemos indicarlo por escrito, explicando las condiciones que hacen imposible la respuesta. Esto nos permitirá siete días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que nos dará un total de 12 días hábiles para responder a su solicitud.

Si usted hace una solicitud de una gran cantidad de registros, y creemos que no podemos proporcionarle los registros dentro de 12 días sin interrumpir nuestras otras responsabilidades organizacionales, podemos solicitar al tribunal tiempo adicional para responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA requiere que hagamos un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con usted con respecto a la producción o los registros antes de que vayamos a la corte para solicitar más tiempo.

Costos

Es posible que tenga que pagar por los registros que solicite a Virginia Energy. La FOIA nos permite cobrar los costos reales de responder a las solicitudes de la FOIA. Esto incluiría elementos como el tiempo que el personal dedica a buscar los registros solicitados, los costos de copia o cualquier otro costo directamente relacionado con el suministro de los registros solicitados. No puede incluir los gastos generales generales.
Si estimamos que costará más de $200 responder a su solicitud, podemos pedirle que pague un depósito, que no excederá el monto de la estimación, antes de proceder con la solicitud. Los cinco días que tenemos para atender a su solicitud no incluyen el tiempo transcurrido entre nuestra petición de un depósito y su respuesta.
Puede pedir que estimemos por adelantado los costos por proporcionar los registros solicitados. De esta manera, podrá saber el precio por adelantado y tendrá la oportunidad de modificar su solicitud para intentar reducir los costos estimados.
Si nos debe dinero de una solicitud FOIA anterior que ha permanecido sin pagar durante más de 30 días, Virginia Energy puede exigir el pago de la factura vencida antes de responder a su nueva solicitud FOIA.

Exenciones de uso común

El Código de Virginia permite a cualquier organismo público retener ciertos registros de la divulgación pública. Virginia Energy comúnmente retiene registros sujetos a las siguientes exenciones:

Registros de personal (§ 2.2-3705.1 (1) del Código de Virginia)
Registros sujetos al privilegio abogado-cliente (§ 2.2-3705.1 (2)) o producto del trabajo del abogado (§ 2.2-3705.1 (3))
Información de propiedad exclusiva del proveedor (§ 2.2-3705.1 (6))
Registros relacionados con la negociación y adjudicación de un contrato, antes de la adjudicación de un contrato (§ 2.2-3705.1 (12))
Ninguna persona dará aviso previo de las inspecciones mineras sin la autorización del director. Cualquier información obtenida en relación con una inspección que revele un secreto comercial no debe ser divulgada. (Código de Virginia 45.1-161.84)
El departamento no debe revelar la identidad de ninguna persona que denuncie una supuesta violación de salud o seguridad. (Código de Virginia 45.1-161.97)
Información presentada como parte de una solicitud de permiso de exploración de carbón DMLR que, según el solicitante, contiene secretos comerciales o datos comerciales o financieros privilegiados relacionados con los derechos de competencia. (Código de Virginia 45.1-233)
Los registros, estudios e informes presentados en relación con la exploración de uranio se mantendrán confidenciales durante dos años. A petición del operador autorizado, estos archivos se mantendrán confidenciales durante dos años adicionales. (Código de Virginia 45.1-285)
Los registros, estudios e informes presentados en relación con la perforación, finalización y prueba de un pozo en desarrollo para gas y petróleo se mantendrán confidenciales durante 90 días después de la finalización del pozo, o 18 meses después de que se alcance la profundidad total del pozo, lo que ocurra primero. A solicitud del operador autorizado, los registros presentados en relación con un pozo exploratorio o un pozo central se mantendrán confidenciales durante dos años después de la finalización o cuatro años después de que se alcance la profundidad total del pozo, lo que ocurra primero. El inspector de gas y petróleo puede acceder a las solicitudes de extensión del período para los pozos exploratorios. Sin embargo, en el caso de los pozos perforados a través de vetas de carbón, los propietarios de carbón pueden solicitar inspecciones y registros hasta la veta de carbón más baja conocida. (Código de Virginia 45.1-361.6)
Toda la información y estadísticas de propiedad utilizada en la investigación geológica por DMR se mantendrá confidencial a menos que el propietario de la información dé su consentimiento para su divulgación. (Código de Virginia 45.1-385)
Estimaciones de costos relacionadas con una transacción de adquisición propuesta preparada por o para un organismo público. (Código de Virginia 2.2-4342)
Estados de divulgación financiera presentados por los empleados de la agencia para cumplir con la prohibición de conflictos de intereses con las operaciones mineras de carbón reguladas. (Código de Virginia 45.1-231)
Información de propiedad exclusiva del proveedor con respecto al software informático. (EE.UU. Ley de Derechos de Autor)
El Auditor Interno del Departamento de Estado dará a conocer los datos de la investigación de quejas de la línea directa. (Código de Virginia 2.2-3705:43)
Informes anuales presentados a Virginia Energy en virtud de la Ley de Seguridad de Minas Minerales con respecto al tonelaje, las horas trabajadas y los métodos de minería.

Existen exenciones generales en virtud de la Sección 2.2-3705 de la Ley de Libertad de Información de Virginia, que incluye lo siguiente:

Memorándum, correspondencia, pruebas y quejas relacionadas con investigaciones penales, incluidas las investigaciones administrativas internas que podrían dar lugar a cargos penales.
Cualquier escrito protegido por el privilegio abogado-cliente.
Memorándum, documentos de trabajo y registros compilados específicamente para su uso en litigios.
Manuales de seguridad y otros materiales que contienen información vital para la seguridad de la agencia, incluida la seguridad de los sistemas informáticos y los sistemas telefónicos.
Memorándum, opiniones legales, documentos de trabajo y registros registrados o compilados exclusivamente para una sesión cerrada de una junta designada.
Software informático desarrollado por una agencia estatal. Y software de información propiedad del proveedor que puede estar en los registros oficiales de un organismo público.
Tasaciones y estimaciones de costos de la propiedad que se está considerando en ventas o arrendamientos pendientes.
Información facilitada al Auditor Estatal de Cuentas Públicas, a la Comisión Legislativa Conjunta de Auditoría y Revisión y al Auditor Interno del Estado sobre investigaciones pendientes.
Registros de personal que contengan información relativa a personas identificables, a menos que la persona que es objeto de los registros de personal renuncie, por escrito, a esta protección.
Pruebas y exámenes preparados o utilizados para evaluar las calificaciones de un solicitante de un certificado, licencia, empleo, retención o promoción.
Notas de investigación y otra correspondencia e información proporcionada de manera confidencial con respecto a una investigación activa de quejas individuales de discriminación en el empleo presentadas al Departamento de Personal y Capacitación.
Documentos de trabajo y correspondencia preparados para o por la Oficina del Gobernador, Vicegobernador; el Procurador General de la República; los miembros de la Asamblea General o de la División de Servicios Legislativos; el alcalde o director ejecutivo de cualquier subdivisión política del Estado Libre Asociado; o el presidente u otro director ejecutivo de cualquier institución pública de educación superior.
Registros de propiedad exclusiva presentados por proveedores de energía privados a Virginia Energy que se utilizan para la planificación de contingencias o para compilar información estadística sobre los proveedores.